Vinkkejä kehittämään yritysten tuottavuutta

Yrittäjä

Yritysten on tarkoitus menestyä, laajeta ja tuottaa voittoa, mutta liian usein tämä jää pelkäksi haaveeksi. Kyse voi olla siitä, etteivät asiakkaat löydä yritystä, tai että he äänestävät jaloillaan liian pitkien toimitusaikojen tai huonon asiakaspalvelun takia. Taloudelliset ongelmat voivat estää uusien työkalujen, työntekijöiden tai toimitilojen hankkimisen, tai muut kasvun ja menestyksen kannalta tärkeät investoinnit. Tuottavuutta saattavat hidastaa ja hankaloittaa myös esimerkiksi vanhanaikaiset tuotantolinjat.

Kotisokeus on yleinen ongelma. Se vaivaa monia yrittäjiä tai muita yrityksen asioiden hoitamisesta vastuussa olevia henkilöitä. Kotisokeus tarkoittaa sitä, ettei näe jokapäiväisten ja liian lähellä itseä olevien asioiden todellista tilaa. Jos yrityksen tuottavuus tökkii, eikä yrityksen sisällä löydetä asiaan ratkaisua, voi olla hyvä idea hankkia ulkopuolista apua. Muita tapoja parantaa yrityksen tuottavuutta – oli kyseessä sitten tuotantolaitos, joogastudio tai vaikka kuljetusalan yritys – ovat henkilöstön hyvinvointiin panostaminen, keskeytyksien minimointi sekä esimerkiksi työpaikan sisäisen kommunikaation kehittäminen. 

Ulkopuolinen apu usein tarpeen

Jos yrityksen vastuuhenkilöt eivät enää tiedä, miten parantaa yrityksen tuottavuutta, voi olla paikallaan ottaa yhteyttä sopivaan yritysvalmentajaan, palvelumuotoilijaan tai muuhun asiantuntijatahoon. Jos kyseessä on tuotantolaitos, minkä toimintaa pitäisi tehostaa, pystyy asiassa auttamaan esimerkiksi Enmac (Enmac.fi ). Enmac on mekaniikkasuunnitteluun, laitosten modernisointiin ja tuotekehittelyyn keskittynyt asiantuntijayritys, joka on pystynyt laskemaan tuotteiden valmistuskustannuksia tietyissä tapauksissa jopa 80 %. 

Jos ongelmana on se, etteivät asiakkaat tunne yritystä, on digitaaliseen markkinointiin erikoistunut mainostoimisto oikea paikka ottaa yhteyttä. Kaikkien yritysten tulee tänä päivänä löytyä netistä. Hakukoneoptimoidut ja mobiiliystävälliset kotisivut eivät vielä yksin riitä, vaan lisäksi on suunniteltava sitä, miten yritys haluaa mainostaa netissä. Erilaiset some- ja sähköpostikampanjat ovat usein paljon tehokkaampia kuin lehti-ilmoittelu. Yrityksen kotisivujen ja sosiaalisen median sivujen päivittämisen voi ulkoistaa, jos aika tai osaaminen ei riitä.

Myös asiakaspalvelun voi ulkoistaa. Pienissä firmoissa on vaikea löytää aikaa monikanavaiseen asiakaspalveluun, mikä kuitenkin on erittäin tärkeää asiakastyytyväisyyden kannalta. Asiakkaat eivät enää vain soita tai tule käymään, vaan he haluavat saada yritykseen yhteyden myös sähköpostitse – toisinaan myös Facebookin tai esimerkiksi WhatsAppin kautta.

Jos uusien investointien tekeminen ja uusien työntekijöiden palkkaaminen vaatii lainarahaa, löytyy sitä tänä päivänä helpommin kuin koskaan. Perinteisten lainalaitosten lisäksi kannattaa tutustua netissä palveluitaan mainostaviin rahoituslaitoksiin sekä joukko- ja vertaislainapalveluihin

Työpaikkakulttuurin kehittäminen

Työpaikka

Työntekijät ovat yrityksen tärkeimpiä voimavaroja. Tyytyväiset ja sitoutuneet työntekijät tuottavat hyvää tulosta. On huomattu, että yksi euro sijoitettuna työhyvinvointiin lisää yrityksen voittoa kuudella eurolla. Työhyvinvointia voidaan parantaa virkistysseteleillä ja pikkujouluilla, mutta myös työpaikan siistimisellä, turvallisiin työoloihin panostamisella sekä joustavilla työaikajärjestelyillä. Perheen ja työn yhteensovittamista auttavat osa-aikatyö- ja etätyömahdollisuudet sekä mahdollisuus pidempiin viikonloppuihin alkuviikon 12-tuntisten päivien avulla. 

Oikeudenmukainen palkkaus, hyvät kehittymis- ja vaikuttamismahdollisuudet sekä toimiva palkkiojärjestelmä saavat työntekijät sitoutumaan ja kehittelemään oma-aloitteisesti tapoja parantaa työnsä tuottavuutta. Sekin on todettu, että alaistensa kanssa hyvin toimeen tuleva johtaja parantaa työmotivaatiota, ja että useat pikkutauot lisäävät tuottavuutta. 

Työpaikkakulttuuria kannattaa kehittää jatkuvasti, tarvittaessa ulkopuolisen konsultin tai kouluttajan avulla. Tutkimusten mukaan suurimmat ongelmat erilaisissa yrityksissä liittyvät kommunikaatio-ongelmiin. Jos työntekijä ei tiedä, miksi häneltä vaaditaan jotain tiettyä asiaa, voi esiintyä motivaatio-ongelmia. Jos hän taas ymmärtää asian tarpeellisuuden, hän pitää työtä mielekkäämpänä ja on valmis panostamaan siihen.  

Havainnollistaminen auttaa viestin perille menoa. Jos vaikka projektin eri osapuolilla on erilainen näkemys asiasta, ei konflikteilta voida välttyä. Erilaisia tapoja havainnollistaa asiat kaikille osapuolille ovat piirtäminen, kirjoittaminen ja muun muassa pienoismallien rakentaminen. Havainnollistaminen onnistuu nykyään helposti 3D-tulostimien ja erilaisten tietokoneohjelmien avulla. Tarvittaessa voidaan ottaa avuksi tilanteiden dramatisointi eli näytteleminen. 

Työntekijöiden ja sitä kautta koko yrityksen tuottavuutta voidaan parantaa vähentämällä keskeytykset. Ylimääräiset keskustelut ja turhat palaverit häiritsevät keskittymistä. Työntekijöitä kannattaa kannustaa viestimään keskenään sähköpostien ja pikaviestimien avulla, sillä niihin voi vastata sopivan hetken tullen. Silloin kun on välttämätöntä pitää kokous, tulisi se valmistella huolella, ja pyrkiä viemään se läpi mahdollisimman nopeasti. Turhat kokoukset ovat myrkkyä tuottavuudelle. Kokouksessa voidaan päättää esimerkiksi projektin lopettamisesta, jos tuloksia ei tunnu syntyvän. Resurssien tuhlaaminen on osattava jossain vaiheessa lopettaa.